Asystent mailowy Biura Kontraktu.

1. Czym jest asystent i skąd wie, że to Ty

Każdy kontrakt w panelu ma własny adres e-mail, na przykład osiedle-sloneczne@biurokontraktu.pl. Znajdziesz go w panelu na stronie kontraktu, w module Poczta kontraktu, razem z wizytówką do zapisania w telefonie. Wszystko, co przyjdzie na ten adres, obsługuje asystent.

Poczta nie ma logowania, więc asystent rozpoznaje Cię po adresie nadawcy. Skrzynka kontraktu przyjmuje maile wyłącznie z adresów na liście nadawców: adresy logowania członków zespołu są tam automatycznie, każdy inny (telefon służbowy, druga skrzynka) dopisuje się w panelu i potwierdza kodem. Mail z nieznanego adresu trafia do kwarantanny i nie uruchamia niczego.

2. Trzy sposoby, żeby mail trafił do asystenta

3. Jak czytać odpowiedź asystenta

Odpowiedź ma zawsze tę samą kolejność: najpierw co zrobił, potem czego potrzebuje od Ciebie (pytanie w ramce, propozycje z numerami), na końcu streszczenie i przyciski do panelu. Sekcja „Co zrobiłem” powstaje z listy operacji faktycznie wykonanych, nie z opisu modelu - jeśli czegoś tam nie ma, to się nie stało.

Gdy asystent już coś zrobił - dopiął mail do tematu, odłożył plik, zapisał ustalenie - nie pyta, co z mailem zrobić. Zamiast tego pod spodem jest szara dogrywka „Czy mam zrobić coś więcej?”: jeśli to, co widzisz w „Co zrobiłem”, wystarcza, po prostu nie odpisujesz. Jeśli chcesz więcej, odpisujesz numerem propozycji albo jednym słowem. Bursztynowe pytanie pojawia się wyłącznie wtedy, gdy z przekazanym mailem nic się nie stało - bo wtedy tylko Ty wiesz, czy to pismo do akt, czy coś do oceny.

Biuro Kontraktu  ·  Osiedle Słoneczne

Twoja wiadomość z 04.09.2026, 20:45  ·  PD: Brak zasilania do szafy BMS 8

Co zrobiłem ✓ dopiąłem do tematu „Terminy” (rodzaj: brak koordynacji projektowej) - „Brak koordynacji projektowej przez GW…” ✓ rozpoznałem kopię Twojej wysłanej wiadomości - nie znalazłem w niej terminów do pilnowania

Czy mam zrobić coś więcej? Jeśli nie - nie odpisuj, sprawa jest załatwiona. Jeśli tak, odpisz numerem propozycji poniżej albo jednym słowem: „zarejestruj jako pismo”, „przypomnij mi w piątek”, „zarchiwizuj”.

Proponuję 1 [do dziennika pism] Zarejestrować zgłoszenie braku zasilania do szafy BMS 8 Wiadomość stanowi formalne zgłoszenie problemu technicznego. „Zgłaszam brak doprowadzonego zasilania do szafy BMS 8 na bud I.” 2 [do ustaleń] Znotować brak koordynacji projektowej jako przyczynę opóźnień „Brak koordynacji projektowej przez GW po raz kolejny uniemożliwi nam wykonanie prac.” Odpisz numerami (np. 1, 3), wszystko albo nic.

Streszczenie: Inżynier budowy zgłasza brak zasilania do szafy BMS 8 na budowie I.

Otwórz w panelu Instrukcja asystenta

Odpisz w tym wątku - asystent czyta tylko to, co napiszesz nad cytatem. Adres tego kontraktu: osiedle-sloneczne@biurokontraktu.pl

• Co zrobiłemArchiwum, dziennik pism, dopięcie do tematu, przypomnienia, załączniki - każda pozycja to wykonana operacja.
• Czy mam zrobić coś więcej?Szara dogrywka, gdy asystent już coś zrobił (np. dopiął mail do tematu). Jeśli to wystarczy - nie odpisuj. Jeśli nie - numer propozycji albo jedno słowo: „zarejestruj jako pismo”, „przypomnij mi w piątek”, „zarchiwizuj”.
• PytanieBursztynowa ramka tylko wtedy, gdy z przekazanym mailem nic się nie stało i tylko Ty wiesz, po co go przysłałeś: „zarchiwizuj”, „zarejestruj jako pismo” albo „nic”.
• ProponujęRzeczy wyjęte z treści (termin do przypilnowania, pismo, ustalenie, zamówienie). Wykonają się dopiero po Twoim „1, 3” albo „wszystko”.
• StreszczenieJedno zdanie o treści - do szybkiego przejrzenia na telefonie.

4. Polecenia - pełna lista

Polecenie musi stać na początku linii w Twoim tekście (nad przekazywaną treścią). Asystent rozpoznaje je po zamkniętej liście słów - nie po sensie zdania - więc „nie musisz mi przypominać” niczego nie uruchomi. Tag w temacie maila (np. #archiwum) działa tak samo jak polecenie.

5. Odpowiedzi jednym słowem

Odpisujesz w wątku, bez cytowania. Asystent czyta tylko to, co napiszesz nad cytatem.

6. Tematy zbiorcze - zbieranie dowodów

Temat zbiorczy mieszka w module Dowody (osobna pozycja w menu) i ma definicję słowną, np. „maile o opóźnieniach realizacji z przyczyn leżących po stronie GW: brak frontu robót, brak zasilania, brak koordynacji projektowej”. Od chwili włączenia asystent sprawdza z tą definicją każdy przyjęty mail i dopina pasujące jako wpisy - bez proszenia.

Założenie tematu

W panelu: Dowody → Nowy temat zbiorczy: nazwa, definicja, „zbieraj od” i strona, której temat dotyczy (adresat przyszłego pisma) - w jednym oknie; zakładka Zbieranie pozwala to później zmienić. Mailem: zbieraj: opóźnienia realizacji z winy GW.

Jak asystent decyduje

1. Najpierw kod, po nagłówkach. Mail, który odpowiada na wiadomość mającą już wpis w temacie, trafia tam bez modelu. Odpowiedź GW na Twoje zgłoszenie jest częścią tej samej sprawy z definicji.
2. Potem model, z cytatem. Treść jest porównywana z definicjami tematów. Dopięcie wymaga dosłownego cytatu, który kod odnajduje w tekście; bez cytatu nic się nie dopina.
3. Niepewne wraca pytaniem. Dopasowanie o średniej pewności pojawia się w odpowiedzi jako propozycja z numerem - dopinasz je jednym „3”.
4. Kto do kogo - z metryki, nie z koperty. Gdy przekażesz maila, którego kolega wysłał do GW, zgłaszającym w temacie jest kolega, adresatem GW, a Ty jesteś odnotowany jako przekazujący. Raport liczy zgłaszających po autorach, nie po tym, kto przesłał. Starsze wpisy przelicza administrator przyciskiem „Przelicz kto → do kogo” na karcie tematu.

7. Raport, paczka dowodów i rozsyłka

Raport jest zestawieniem bez AI: nagłówek z definicją i okresem, liczniki według roli i rodzaju, lista osób, które zgłaszały, oraz chronologia z odnośnikiem do każdej wiadomości. Wersja tekstowa idzie w treści maila, PDF w załączniku i do drzewa plików („Poczta e-mail / Raporty tematów”), więc da się go dołączyć do pisma.

Paczka to te same wpisy jako załączniki: oryginały .eml (dowód), czytelne PDF-y albo jedno i drugie - wybierasz w profilu (Konto → Format paczki dowodów) albo jednorazowo w poleceniu (paczka pdf: …). Przy większej liczbie plików paczka idzie jako jeden ZIP; powyżej progu ląduje w Plikach, a mail niesie link. Mail podsumowujący grupuje powody i rodzaje zgłoszeń z datami; każdą datę kod sprawdza względem wpisów.

Rozsyłka na adresy zewnętrzne

Raport i paczkę możesz rozesłać do kogoś poza sobą - na przykład do szefa, do inżyniera kontraktu albo do GW. To wymaga uprawnienia, które nadaje administrator systemu w panelu (Admin → Użytkownicy → moduły). Bez uprawnienia asystent odmówi jednym zdaniem i wyśle wynik tylko na Twój adres - także z panelu.

• Adres znany kontraktowi (członek zespołu, strona kontraktu, książka rozsyłek) - wysyłka od razu.
• Adres nowy - asystent odsyła echo („Wyślę do: … odpisz tak”) i wysyła po Twoim „tak”. Po wysyłce adres jest znany.
• Każda rozsyłka jest w dzienniku: kto, kiedy, do kogo, co - zakładka „Rozsyłki” na karcie tematu.

8. Mail albo pismo z tematu

Z wpisów tematu asystent układa plan (fakty: data, kto do kogo, cytat, odpowiedź strony) i z niego pisze treść. Wybierasz formę: informacja mailowa - tekst do wklejenia w Twoim kliencie pocztowym, albo pismo formalne - zawsze w formie pisma, na koniec na papierze firmowym i w dzienniku. Dwa suwaki 1-10 ustawiają formalność (nieformalne → półformalne → formalne) i stanowczość (delikatne → spokojne → stanowcze → bardzo stanowcze); okres od-do ogranicza wpisy, z których powstaje plan. Formalność to nie tylko język: od 6 asystent analizuje umowę i dziennik pism i powołuje w treści zapisy umowy (np. „§ 5 ust. 3”, pozycje tabeli styku) oraz wcześniejszą korespondencję, jeśli dotyczą sprawy - tylko prawdziwe, dosłowne zapisy z przeanalizowanej umowy, nigdy wymyślone; 9-10 to pismo prawnicze (albo mail prawnika): stan faktyczny → podstawa umowna → ocena → wezwanie z terminem → zastrzeżenie roszczeń, bez numerów artykułów ustaw. Do 5 treść nie powołuje paragrafów. Po „Generuj treść” pojawia się okienko oczekiwania, a potem treść w edytorze do poprawek; mail kopiujesz do schowka jednym przyciskiem. Domyślny ton ustawisz w Koncie - jest nadrzędny nad ostatnio użytym.

Mailem: mail z tematu Terminy od 1.09 do 5.09 odsyła gotową treść w odpowiedzi; pismo z tematu Terminy od … do … odsyła projekt pisma (papier firmowy po akceptacji w panelu). Odpowiedź na taki mail zmienia ton (ostrzej, łagodniej, bardziej formalnie, formalność 8, stanowczość 4) albo zgłasza uwagi (popraw: … - albo po prostu odpisz, co zmienić: zwykła odpowiedź pod potwierdzeniem z treścią jest uwagą do tego szkicu) - wraca nowa wersja. Taka odpowiedź nie trafia do archiwum i nie kończy się pytaniem „co zrobić z przekazaną wiadomością” - cytat pod spodem to nasze własne potwierdzenie. Po dopięciu maila do tematu asystent sam podpowiada te polecenia w sekcji „Mogę jeszcze”.

Gdy zgłoszeń jest już kilka, temat zamienia się w pismo formalne do strony - na przykład notyfikację opóźnienia z przyczyn leżących po stronie GW. Ścieżka jest ta sama co przy odpowiedzi na pismo, zmienia się tylko wejście:

1. Plan z faktów. Kod składa fakty z wpisów (data, kto do kogo, streszczenie, cytat, odpowiedź strony albo „brak odpowiedzi od N dni”), model grupuje je w punkty i proponuje żądania. Fakt nieprzypisany nie ginie.
2. Twoja akceptacja planu. W panelu poprawiasz punkty, żądania, zastrzeżenia, ton i adresata.
3. Szkic wyłącznie z planu. Model nie ma prawa dodać faktu, kwoty ani daty spoza planu. Datę spoza planu kod zaznacza ostrzeżeniem.
4. Akceptacja. DOCX na papierze firmowym, PDF, wpis wychodzący w dzienniku pism, wpis „pismo” w temacie.
5. Wysyłka jest ręczna. Wyślij pismo swoim kanałem z asystentem w Cc - rozpozna je po skrócie pliku i odnotuje datę wysłania.

9. Pisma przychodzące: analiza i termin

Przekazany mail od strony przeciwnej trafia do dziennika pism i przechodzi pełną analizę kontraktową: co przyszło, czy wymaga odpowiedzi i do kiedy (z podaniem, skąd termin), czego żądają i na czym stoimy według zapisów umowy, co nam grozi, zalecenie. Ocena przychodzi w tej samej odpowiedzi. Gotowego pisma odpowiedzi mailem nie ma - szkic powstaje wyłącznie z planu, który zatwierdzasz w panelu, bo pismo wychodzące wiąże firmę.

Termin odpowiedzi na pismo asystent pilnuje sam: przypomnienie przychodzi dzień roboczy przed terminem.

Odpowiadaj po swojemu. W odpowiedzi na wiadomość asystenta nie musisz trzymać się słów-kluczy. Jednoznaczne polecenia (ostrzej, formalność 5, 1, 3, zarchiwizuj) asystent wykonuje od ręki, a resztę Twojego tekstu czyta model i ustala, czego chcesz - zmiany tonu, uwagi do treści szkicu, wyboru propozycji, decyzji o przekazanej wiadomości, przypomnienia albo pytania. „Ustaw luźniej i odnieś się do wszystkiego” da jedną nową wersję z oboma zmianami; „zrób pierwsze i trzecie” wykona propozycje 1 i 3. Model wybiera tylko z zamkniętej listy działań i tylko takie, które mają pokrycie w wątku - a na początku odpowiedzi asystent pisze, jak Cię zrozumiał („z Twojej odpowiedzi odczytałem: …”).

Odpowiedź na przekazany mail. Przekaż wiadomość strony i nad cytatem napisz odpowiedz: … z wytycznymi (co odpowiadamy, na co się nie zgadzamy, czego oczekujemy). Asystent zarejestruje mail w dzienniku pism, przeanalizuje żądania i odeśle gotową treść odpowiedzi mailowej - do wklejenia w Twoim kliencie pocztowym. przygotuj odpowiedź jako pismo daje projekt pisma, który na karcie pisma przenosisz do szkicu i zatwierdzasz na papierze firmowym. Bez wytycznych asystent tylko potwierdza otrzymanie i niczego nie przyznaje. Ton (formalność, stanowczość) jak przy mailach z tematu; w panelu to zakładka Odpowiedź mailowa na karcie pisma, a z karty wiadomości prowadzi tam przycisk „Odpowiedź na to pismo”.

Mail albo pismo do innej firmy niż nadawca. Gdy przekazany wątek jest tylko materiałem, a pismo ma iść do kogoś innego (podwykonawcy, dostawcy, GW), napisz nad cytatem wygeneruj mi maila do firmy X: … albo napisz pismo do GW … i w kolejnych liniach opisz sytuację i czego żądasz. Asystent zarejestruje przekazany mail w dzienniku pism, adresata dopasuje do stron kontraktu (podwykonawca dostaje rolę i adres z karty), a treść - z faktami wyłącznie z Twojego opisu i przekazanej korespondencji - odeśle w odpowiedzi. Bez przekazanego wątku szkic powstaje z samych wytycznych. Nie musisz trafiać w konkretne słowa: jeśli asystent nie rozpozna polecenia wzorcem, czyta je modelem i przepisuje na znane polecenie, a w odpowiedzi pokazuje, jak je zrozumiał. Adresata możesz pominąć: „Zredaguj maila.” i opis sytuacji w kolejnych liniach wystarczą. Wtedy asystent bierze stronę kontraktu wymienioną w treści, a gdy nie ma jej tam ani jednej, pisze do zleceniodawcy i mówi o tym w odpowiedzi. Jeżeli w aktach nie ma umowy z adresatem, asystent świadomie nie powołuje żadnej umowy ani paragrafów i pisze o tym w odpowiedzi; podstawę dopiszesz sam, np. „popraw: podstawa to zlecenie nr 12/2026 z dnia 4.09”.

Zanim napisze - sprawdza, co Cię zabezpiecza. Każda prośba o mail albo pismo przechodzi najpierw analizę pozycji: asystent czyta Twoje wytyczne, przekazaną korespondencję i akta kontraktu (otwarte przeszkody w harmonogramie, zapisy umowy z tym adresatem o terminach i karach, wcześniejsze pisma), i dopiero z tego ustala, czego w tej sprawie żądamy, co trzeba zastrzec i czego napisać nie wolno, żeby nie dać argumentu drugiej stronie. Zwykła informacja nie dostaje żadnych żądań ani zastrzeżeń - ochrona jest dobierana do sprawy, nie doklejana z szablonu. Kierunek też ma znaczenie: pismo do zamawiającego broni naszego terminu i nie przyjmuje cudzego obowiązku, a pismo do podwykonawcy egzekwuje jego obowiązek i nie przyznaje naszego opóźnienia.

Co widzisz nad treścią. Nad szkicem asystent pisze, czego zażądał i co zastrzegł wraz z powodem, a jeżeli w tekście zostało zdanie, które osłabia naszą pozycję (np. „abyśmy mogli zrealizować nasze obowiązki”, „ponosimy odpowiedzialność”) - ostrzega i mówi, co to zdanie robi. Nic nie blokuje: decyzja jest Twoja. Jeśli zastrzeżenie jest zbędne, odpisz popraw: bez zastrzeżeń - ta decyzja obowiązuje także przy kolejnych poprawkach, a popraw: dopisz zastrzeżenie ją cofa. Gdy analiza się nie uda albo jest wyłączona, asystent mówi o tym wprost, zamiast pisać tak, jakby sprawa niczego nie wymagała.

Styl i domyślny ton na kontrakcie. W panelu, w Poczcie asystenta → Skrzynka i nadawcy, karta „Ustawienia asystenta” ustawia domyślną formalność, stanowczość i formę dla całego kontraktu - z jednym zamawiającym korespondencja bywa formalna, z innym potoczna. Możesz też wkleić wzorzec stylu: przykładowy akapit pisany po Waszemu, którego układ i frazeologię asystent naśladuje. Wzorzec daje formę, nie fakty - gdyby dłuższy fragment został z niego przepisany, dostaniesz o tym ostrzeżenie. Polecenie z maila („formalność 8”, „ostrzej”) zawsze jest nadrzędne nad ustawieniem kontraktu.

10. Przypomnienia

Przypomnienie powstaje z polecenia („przypomnij mi w piątek o protokole”), z Twoich zobowiązań w wysłanych mailach („prześlemy do piątku”), z oczekiwań wobec drugiej strony („proszę o potwierdzenie do 30.08” - w dniu terminu asystent zapyta, czy odpowiedź przyszła), z terminów pism i z osi czasu umowy. Przychodzi mailem o ustalonej porze, także w nocy, jeśli tak je ustawisz. Odpisz „zrobione”, „przełóż na jutro” albo „anuluj”. Wszystkie terminy są też na liście zadań w panelu.

11. Poczta w panelu i korekta

Moduł Poczta kontraktu pokazuje archiwum wiadomości, wątki i kwarantannę. Na karcie wiadomości widzisz treść własną i przekazaną osobno, załączniki z informacją, gdzie trafiły, oraz tematy zbiorcze, do których wiadomość dopięto - z przyciskami „odepnij” i „dopnij do tematu”. Wiadomości strony zewnętrznej przyjęte po ciągłości wątku mają oznaczenie „strona zewnętrzna”.

12. Bezpieczeństwo: co asystent czyta jako polecenie

• Tylko Twój tekst nad cytatem jest czytany jako polecenie. Treść przekazana i cytowana jest zawsze danymi - przychodzi od strony przeciwnej w sporze, więc instrukcje w niej nie uruchamiają niczego.
• Gdy nie da się ustalić granicy między Twoim tekstem a przekazanym, całość jest daną i nic się nie wykonuje. Dostaniesz o tym informację. Najpewniejszy sposób przekazywania to „prześlij dalej jako załącznik”.
• Z maila nigdy: nie usunie pliku, pisma ani przypomnienia, nie zmieni uprawnień ani ustawień, nie odpowie kontrahentowi w Twoim imieniu, nie wyśle dokumentów na adres inny niż Twój - chyba że masz uprawnienie do rozsyłki nadane przez administratora.
• Adres w treści przekazanej nigdy nie jest adresatem. Adresy rozsyłki liczą się tylko z Twojej linii polecenia.
• Oryginał każdej wiadomości (.eml) zostaje w magazynie - to dowód na wypadek sporu „przecież wysłałem”.

13. Ściąga

14. Pytania, które padają najczęściej