Polityka prywatności
Wersja 1.1 · obowiązuje od 3 sierpnia 2026 r. · zmiana: dodanie Google Analytics
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest ContaPlug Jacek Augustyn, ul. Estreicherów 19, 30-225 Kraków, działający pod marką Biuro Kontraktu („Administrator"). Kontakt we wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych: biuro@biurokontraktu.pl.
Polityka dotyczy serwisu biurokontraktu.pl, panelu panel.biurokontraktu.pl (oraz wcześniejszych adresów tych usług w domenie asystentprojektu.pl) oraz korespondencji prowadzonej e-mailem i telefonicznie w związku z naszymi usługami.
2. Jakie dane przetwarzamy i po co
Formularz kontaktowy. Imię, adres e-mail, opcjonalnie nazwa firmy i telefon, treść zgłoszenia oraz załączone pliki. Używamy ich wyłącznie do obsługi zapytania i przygotowania bezpłatnej analizy wstępnej — podstawą jest podjęcie działań przed zawarciem umowy oraz nasz uzasadniony interes w odpowiedzi na zapytanie (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO). Załączniki mogą zawierać dane osobowe osób trzecich (np. autorów korespondencji kontraktowej) — przetwarzamy je wyłącznie w celu analizy sprawy i traktujemy jako poufne.
Zgoda marketingowa. Jeżeli zaznaczysz odrębną, dobrowolną zgodę, adresu e-mail użyjemy do wysyłki praktycznych materiałów o dokumentacji kontraktów (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zgodę można cofnąć w każdej chwili — jednym mailem na adres podany wyżej.
Panel. Przy rejestracji konta firmowego: NIP oraz dane rejestrowe firmy pobierane automatycznie z rejestrów publicznych (GUS/REGON), dane użytkowników konta (imię i nazwisko, adres e-mail) oraz dokumenty i treści wgrane do panelu. Podstawą jest wykonanie umowy o świadczenie usługi drogą elektroniczną (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz nasz uzasadniony interes w zapewnieniu bezpieczeństwa usługi (lit. f).
Logi serwera. Adres IP, data i treść żądania — do zapewnienia bezpieczeństwa i diagnostyki technicznej (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Korespondencja. Dane nadawcy i treść wiadomości — do prowadzenia sprawy, której korespondencja dotyczy.
3. Dokumenty klientów
Dokumenty przekazane do analizy albo wgrane do panelu traktujemy jako informacje poufne. Dostęp do nich mają wyłącznie osoby pracujące nad daną sprawą. W panelu dane każdej firmy są odizolowane — dostęp do kontraktu mają tylko osoby zaproszone przez posiadacza konta. Dokumentów nie udostępniamy innym klientom ani podmiotom trzecim, poza przypadkami opisanymi w pkt 5.
4. Cookies i statystyki odwiedzin
- Statystyki własne. Prowadzimy pomiar odwiedzin we własnej infrastrukturze, bez plików cookie i bez profilowania — zapisujemy wyłącznie zbiorcze dane o ruchu (adres strony, źródło wejścia, typ urządzenia), bez identyfikowania osób.
- Google Analytics. Serwis korzysta z Google Analytics 4 (identyfikator pomiaru G-E8VGQ0HQWT), dostarczanego przez Google Ireland Limited. Narzędzie zapisuje w Twojej przeglądarce pliki cookie (m.in.
_ga,_ga_*, przechowywane do 2 lat) i przekazuje Google dane o korzystaniu z serwisu — w tym skrócony adres IP, odwiedzane podstrony i informacje o urządzeniu. Celem jest analiza ruchu i ulepszanie serwisu; podstawą jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). - Jak zrezygnować. Możesz w każdej chwili wycofać zgodę, usuwając pliki cookie i blokując je w ustawieniach przeglądarki, albo instalując dodatek blokujący Google Analytics. Serwis działa wtedy bez żadnych ograniczeń.
- Panel. Używa wyłącznie mechanizmów niezbędnych do zalogowania i utrzymania sesji.
5. Komu możemy ujawnić dane
Dostawcom usług technicznych działającym na nasze zlecenie (infrastruktura serwerowa, poczta elektroniczna, wsparcie IT) — w zakresie niezbędnym do utrzymania usług. Google Ireland Limited — w zakresie danych o ruchu w serwisie, opisanych w pkt 4. Przy usługach stałej obsługi kontraktu — współpracującej kancelarii prawnej, wyłącznie na wyraźne zlecenie klienta. Organom publicznym — tylko gdy obowiązek ujawnienia wynika z przepisów prawa.
6. Przekazywanie poza EOG
Dokumenty klientów, dane kont i korespondencję przechowujemy na serwerach w Europejskim Obszarze Gospodarczym i nie przekazujemy ich poza EOG.
Wyjątkiem są dane statystyczne przetwarzane przez Google Analytics: Google może przekazywać je do Stanów Zjednoczonych na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (EU–US Data Privacy Framework) oraz standardowych klauzul umownych. Ten transfer nie obejmuje dokumentów ani treści, które nam przekazujesz.
7. Jak długo przechowujemy dane
- zapytania z formularza i korespondencja — do 24 miesięcy od zakończenia korespondencji w sprawie,
- dane konta w panelu — przez czas prowadzenia konta, a po jego usunięciu do upływu terminów przedawnienia ewentualnych roszczeń,
- dokumenty wgrane do panelu — do ich usunięcia przez użytkownika albo do usunięcia konta,
- adres e-mail objęty zgodą marketingową — do cofnięcia zgody,
- logi serwera — do 90 dni,
- dane w Google Analytics — zgodnie z ustawieniem konta, maksymalnie 14 miesięcy; pliki cookie
_ga— do 2 lat lub do ich usunięcia przez Ciebie.
8. Twoje prawa
Masz prawo do: dostępu do danych i ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie oraz cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia). Wystarczy wiadomość na biuro@biurokontraktu.pl — odpowiadamy najpóźniej następnego dnia roboczego, a wnioski realizujemy w terminach przewidzianych przez RODO.
Przysługuje Ci też skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
9. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne, ale: bez danych z formularza nie będziemy w stanie odpowiedzieć na zapytanie, a bez NIP — założyć konta firmowego w panelu.
10. Zautomatyzowane decyzje
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne, i nie profilujemy użytkowników.
11. Bezpieczeństwo
Transmisja danych jest szyfrowana (TLS). Stosujemy kontrolę dostępu, izolację danych między firmami w panelu, kopie zapasowe oraz zasadę minimalnego dostępu — do dokumentów sprawy mają dostęp wyłącznie osoby, które nad nią pracują.
12. Zmiany polityki
Każda wersja polityki jest oznaczona datą. O istotnych zmianach poinformujemy w serwisie, a użytkowników panelu — także e-mailem.