APisma i korespondencja kontraktowa
Pisma napisane z klasą — i podparte dowodami, z którymi trudno dyskutować.
Każde pismo w sporze kontraktowym pracuje dwa razy. Dziś — jasnym, profesjonalnym językiem buduje Twoją pozycję w rozmowie z drugą stroną. Po miesiącach — czyta je prawnik, mediator albo sąd, i wtedy liczą się daty, paragrafy, zgłoszenia i dowody. Dlatego dbamy o obie warstwy: znajdujemy argumenty, składamy je w spójną całość i ubieramy w tekst napisany pewnie i elegancko — pismo, pod którym spokojnie się podpiszesz.
Zlecasz w trzech zdaniach. Piszesz krótko, o co chodzi — jak w wiadomości do własnego biura. Analiza umowy, dobór podstaw, chronologia i redakcja są po naszej stronie; Ty dostajesz dokument do akceptacji.
Ton pisma uzgadniamy z Tobą. Czasem trzeba zabrzmieć ostro, czasem dyplomatycznie — zawsze tak, żeby Twoje prawa były zabezpieczone. Rekomendujemy ton na podstawie wieloletniego doświadczenia i tego, jak reagują zamawiający, ale ostateczna decyzja zawsze należy do Ciebie.
Jak powstaje pismo, które się broni
-
Przekazujesz dokumenty tak, jak je masz
Umowa z załącznikami, otrzymane pismo, korespondencja mailowa, notatki z narad, protokoły, zdjęcia, wpisy z dziennika budowy. Bez porządkowania i bez streszczania — segregowanie jest po naszej stronie.
-
Budujemy oś czasu kontraktu
Każde zdarzenie dostaje datę i źródło: kto co zgłosił, kiedy, komu — i co zostało bez odpowiedzi. Milczenie drugiej strony też bywa argumentem. Z osi czasu widać rzeczy, których nie widać z pojedynczych maili.
-
Konfrontujemy fakty z umową
Zakres i wyłączenia, podział prac między branże, procedury zgłoszeń i ich terminy, podstawy naliczania kar, zasady odbiorów i płatności. Sprawdzamy, czego umowa wymaga od Ciebie — i czego wymaga od drugiej strony, bo o tym najczęściej wszyscy zapominają.
-
Dostajesz pismo gotowe do wysłania
Z chronologią, z powołaniami na konkretne zapisy i dowody, z zastrzeżeniem praw tam, gdzie trzeba — w tonie, który wspólnie ustaliliśmy, od dyplomatycznego po ostry. Do tego rekomendacja następnego ruchu oraz lista rzeczy, których lepiej nie pisać — jedno nieostrożne zdanie potrafi uznać cudze roszczenie. Ty tylko podpisujesz i wysyłasz.
Trzy sytuacje z praktyki
Przypadki połączone i zanonimizowane.
01Zarzut opóźnienia
Generalny wykonawca pisze, że branża jest sześć tygodni za harmonogramem, i zapowiada kary. W korespondencji z ostatnich miesięcy znajdujemy dziewięć maili zgłaszających brak frontu robót i dwie notatki z narad o kolizji z inną branżą — większość bez odpowiedzi. W umowie: kary naliczane za zwłokę, czyli opóźnienie zawinione. Odpowiedź zestawia chronologię zgłoszeń z datami rzeczywistego przekazania frontu, wykazuje przyczyny leżące poza wykonawcą, wnosi o przesunięcie terminu i zastrzega prawa. Zarzut przestaje być „oczywisty", zanim zdąży zamienić się w notę.
02Wezwanie do prac spoza zakresu
Generalny wykonawca wzywa do wykonania uszczelnień przejść instalacyjnych „bo to Wasze instalacje" i zapowiada wykonanie zastępcze na koszt wykonawcy. W załączniku do umowy — tabela rozdziału prac między branżami — sporne prace są przypisane innej branży; a że kontrakt działa w formule „zaprojektuj i wybuduj", opracowanie detali należy do dokumentacji, za którą odpowiada zamawiający. Pismo wykazuje bezpodstawność wezwania, wskazuje właściwego adresata i zastrzega, że obciążenie kosztami nie znajdzie podstawy umownej.
03Nota obciążeniowa z potrąceniem
Przychodzi nota na 180 tys. zł za opóźnienie etapu, z zapowiedzią potrącenia z najbliższej faktury. Analiza pokazuje trzy rzeczy: karę naliczono od wartości całej umowy, choć umowa każe liczyć od wartości etapu; za termin bazowy przyjęto datę, którą aneks dawno zmienił; a gotowość do odbioru była zgłoszona pisemnie w terminie — odbiór przesuwał się z przyczyn organizacyjnych zamawiającego. Odpowiedź kwestionuje zasadę, podstawę i wyliczenie, żąda odstąpienia od potrącenia i porządkuje dowody na wypadek dalszego sporu.
Co piszemy
Odpowiadamy na
- wezwania do przyspieszenia robót
- noty obciążeniowe i kary umowne
- zarzuty opóźnień i wad
- wezwania do prac spoza zakresu
- groźby wykonania zastępczego i odstąpienia od umowy
- uwagi inspektora i inżyniera kontraktu
- odmowy odbioru
Inicjujemy
- zgłoszenia przeszkód i utrudnień
- wnioski o przedłużenie terminu
- zgłoszenia robót dodatkowych i zamiennych
- zastrzeżenia do poleceń zamawiającego
- wezwania do przekazania frontu robót
- zgłoszenia gotowości do odbioru
- wezwania do zapłaty
- noty obciążeniowe wobec własnych podwykonawców
- wnioski o płatność bezpośrednią od inwestora
Terminy: standardowo 3 dni robocze od otrzymania kompletu dokumentów; tryb pilny — 24 godziny. Każde pismo dostajesz z listą dowodów, na których stoi.
Ważne
Nie jesteśmy kancelarią prawną — i to jest przewaga, nie brak. Przygotowujemy pisma, analizy i argumentację kontraktowo-techniczną: rozumiemy i umowę, i budowę, więc widzimy w dokumentach to, czego prawnik bez praktyki wykonawczej nie zauważy. Pismo podpisujesz Ty. A gdy sprawa wymaga prawnika — spór sądowy, odstąpienie od umowy — pracujemy z Twoją kancelarią albo polecamy sprawdzoną: dostaje od nas uporządkowaną chronologię i komplet dowodów, więc płaci się jej za prawo, nie za archeologię w segregatorach.